lunes, 5 de octubre de 2009

ANALISIS POR PROPIEDADES DE SISTEMAS

INTRODUCCIÓN.

Una de las metodologías de análisis más simples y más efectivas para encontrar problemas en una organización es partir de la base de cualquier organización es un sistema y que no importa la manera en que esté estructura los componentes básicos de cualquier sistema de actividad humana deben estar presentes de una manera operativa.

Esta metodología tiene la característica de que pasa de propiedades de sistemas a factores operativos relevantes que tienen una nomenclatura conocida e identificable por las personas que trabajan en esa organización.

Dado que la composición funcional de cada organización es diferente, es necesario desglosar cada propiedad del sistema en las variables relevantes en esa organización particular.

Los pasos de esta metodología son muy sencillos:

1. DESGLOSAR LA ORGANIZACIÓN EN SUS PARTES O FUNCIONES ORGANIZACIONALES.

2. PARA CADA UNA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIONALES, DEFINIR LOS FACTORES RELEVANTES.

3. PARA CADA FACTOR, DETERMINAR SI SE ESTÁ REALIZANDO CORRECTAMENTE O SI PRESENTA DIFICIENCIAS.

4. HACER UN ESTUDIO DE IMPACTO PARA DETERMINAR LOS PROBLEMAS MÁS IMPORTANTES.


I. FUNCIONES ORGANIZACIONALES

Cada propiedad de sistema tiene una correlación con una función organizacional ya que la organización es un sistema con todas sus propiedades.

II. FACTORES RELEVANTES.

Cada función organizacional puede desglosarse en sus factores más importantes. Es importante recordar que aunque las funciones organizacionales son iguales en todas las organizaciones los factores relevantes pueden tener cierta variación por las características individuales de cada organización.

III. EVALUCIÓN
Cada factor puede ahora ser evaluado utilizando un método de check list para averiguar si está siendo llevada a cabo correctamente, con fallas o incorrectamente.

Debe notarse que al revisar aproximadamente 200 factores relevantes se está haciendo una revisión bastante exhaustiva de la organización.


IV. ESTUDIOS DE IMPACTO
Es posible, además, evaluar el impacto que una función incorrecta tiene sobre las demás. Esto nos permitirá cuantificar la importancia de los diferentes aspectos de una problemática. Así vemos que si en la función 5.- Toma de decisiones, hubiera fallas en 5.3.- Delegación de responsabilidades, esto influiría en 2.- Transformación, en 5.- Toma de decisiones y en 6.- Asignación de recursos. De la misma manera podemos evaluar el impacto de las diferencias en 5.2.- Organización adecuada y de 5.9.- Incentivos.

El asignar un valor al impacto negativo que las deficiencias en un factor tienen sobre las otras funciones implica creación de un modelo que trate de ser lo más objetivo posible. Una alternativa es tratar de cuantificar el impacto en pesos, pero no siempre es posible, aunque quizá se pueda pensar en rangos.

Otra alternativa es utilizar una escala de 0 a 10 donde 0 sea no-impacto y 10 es algo que pone en peligro inmediato la existencia de la organización y buscándose descripciones para los valores intermedios, por ejemplo:

0 - no hay impacto.
2 - produce problemas localizados.
4 - ciertos aspectos de la función son deficientes.
6 - la función es muy deficiente en su totalidad.
8 - la función no se puede ejercer.
10 - organización en peligro inmediato.


Dándole a cada impacto un valor de acuerdo a un modelo propuesto, el impacto conjunto de todos los factores de la función 5 sobre el resto es de 40.

Existe una matriz para cada función tal que al final se puede cuantificar cuál de ellas tiene el mayor impacto negativo sobre la organización. También es posible averiguar el impacto que los problemas de todas las funciones tienen sobre una de ellas al sumar la contribución de todas las columnas de la misma función averiguándose así las funciones que son más impactadas y donde por consiguiente se presentará aparentemente más problemas ( síntomas ).

Para poder aplicar el ANALISIS POR PROPIEDADES DE SISTEMAS a problemas que se nos presenten, se debe cumplir con lo siguiente:

2 comentarios:

  1. OKEY. TENER EN CUENTA CUANDO ES UN TITULO PRINCIPAL Y LOS SUBTITULOS

    ResponderEliminar
  2. Para poder aplicar el ANALISIS POR PROPIEDADES DE SISTEMAS a problemas que se nos presenten, se debe cumplir con lo siguiente:

    ?????????????? que sigue?? me interesa la información!

    ResponderEliminar