ANALISIS POR FUNCIONES

Es una herramienta sencilla y práctica, que puede usarse en cualquier tipo y tamaño de organización. Está encaminada hacia el cuestionamiento de la estructura que soporta dicha organización. La utilidad de esta herramienta es que detecta los errores cometidos en las actividades desarrolladas por la organización y nos lleva a proponer mejoras específicas para el buen desempeño de dichas actividades y por consiguiente de la organización.

PASOS METODOLÓGICOS

Una vez que se ha determinado el sistema bajo estudio (por analizarse) en la organización (puede ser uno o varios según sea el caso) los pasos que deben seguirse con los siguientes:

I. FAMILIARIZARSE CON LA ORGANIZACIÓN O EL SISTEMA
II. DEFINIR EL OBJETIVO Y LAS ACTIVIDADES FORMALES DEL SISTEMA
III. OBTENER LAS ACTIVIDADES ACTUALES DEL SISTEMA
IV. ANALIZAR LAS FUNCIONES MEDIANTE LA COMPARACIÓN DEL SISTEMA REAL Y DE EL FORMAL
V. SUGERIR MODIFICACIONES Y ANALIZAR SU IMPACTO.

I. FAMILIARIZARSE CON LA ORGANIZACIÓN

En este punto lo que se busca es conocer y familiarizarse con el sistema. Este estudio requiere de tiempo y profundidad. La obtención de la información puede realizarse de muchas maneras, pero se recomienda la observación y la entrevista siempre y cuando la magnitud y el tipo de sistema lo haga posible.

II. DEFINIR EL OBJETIVO Y LAS ACTIVIDADES FORMALES DEL SISTEMA

En este punto debe determinarse el ¿qué se debería hacer?, las organizaciones en la mayoría de los casos tienen determinadas funciones que deben llevarse a cabo para el logro de su objetivo, poseen un organigrama formal y tienen asignadas funciones para cada puesto dentro del organigrama. De ahí se debe obtener la información de lo que debería suceder; aquí se recomienda incluir en este caso a las personas que administran y operan el sistema, lo que asegura la obtención de un modelo más fácil de sistema, sobre todo en la definición de objetivos.

III.- OBTENER LAS ACTIVIDADES ACTUALES DEL SISTEMA

Del conocimiento del sistema, obtenido en el paso I y de su modelo formal, desarrollado en el paso II es posible obtener la manera (“como”) en que se esta desarrollando cada actividad, sus medidas de desempeño, así como la problemática que se ha generado en cada uno (ver tabla 1).

IV.- ANALIZAR LAS FUNCIONES MEDIANTE LA COMPARACIÓN DEL SISTEMA REAL Y DEL SISTEMA FORMAL.

Es posible que existan actividades formales que no se están realizando o actividades reales que no tienen contraparte en el sistema formal, lo que nos llevará a replantear los objetivos y actividades del sistema formal y si éstos son válidos habremos detectado errores importantes de funcionamiento.

V.- SUGERIR MODIFICACIONES Y ANALIZAR SU IMPACTO.

La situación de las actividades que hemos detectado en el paso III y las actividades faltantes del paso IV nos llevan a proponer modificaciones concretas a la operación del sistema para corregir dicho funcionamiento. Para ello es importante incluir a las personas que administran y operan el sistema, para tomar la decisión “acerca de los cambios que deben de hacerse y dar sugerencias acerca de cómo deben realizarse las funciones.”
La comparación se lleva a cabo en esta sencilla tabla.