Es una metodología para detectar las condiciones de la valía de la empresa y/o reconocimiento de debilidades o problemas funcionales que pongan en riesgo el equilibrio de la misma, en este diagnostico nos debe señalar:
Puntos fuertes y débiles de la organización
Qué proyectos requieren desarrollarse
Prioridad a los trabajos a realizar y
Qué progreso real se ha obtenido respecto a los objetivos convenidos y programados.
NATURALEZA DEL PROBLEMA DEL D.E.O.
Se reconoce que no todos los problemas pueden enfocarse de la misma manera, ya que en un principio es posible identificar cuando menos tres tipos diferentes de problemas:
Problemas de simplicidad
Problemas de complejidad desorganizada
Problemas de complejidad organizada
Problemas de simplicidad. Son aquellos que sólo contienen dos factores relacionados directamente: Causa-efecto.
Problemas de complejidad desorganizada. No posible describir en detalle la acción, pero si pueden contestarse con precisión: en promedio el método de tomar el problema globalmente confiere ciertas propiedades ordenables por métodos estadísticos y teoría de probabilidades, lo cual plantea un segundo método para abordar problemas.
Problemas de complejidad organizada. Requiere tratar simultáneamente un número considerable de factores que estaban interrelacionados en un todo orgánico.
METODOLOGÍA DEL DEO
En el caso del Diagnóstico Empresarial Operativo la naturaleza del problema se califica como de problemática complejo-organizado, por lo que su manera de atenderlo debe ser mediante la teoría de sistemas, lo cual tuvo su origen en los problemas que aborda la Biología.
Se plantea el uso de varias técnicas que dan lugar a la siguiente metodología (Diagrama 1)
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Síntomas: Se refiere a las expresiones aportadas por los directivos de la empresa, las cuales son apreciaciones sobre deficiencias o anormalidades de una función empresarial.
Signos: Son resultados cuantificados observables y objetivos de una función de la empresa y que el directivo considera anormal e inaceptable para la buena marcha de la organización.
Parámetros de normalidad: Se refiere a los resultados universalmente aceptados, que abarcan el punto de vista de resultados, infraestructura y operación en las diferentes funciones que conforman a la empresa.
Resultados de empresa: Se refieren a los resultados financieros que tiene la empresa para un periodo de tiempo y abarcan las actividades resultantes de la misma como: utilidad, ventas, producción, efectivo, inventario, etc.
P.A.O. Es el programa de análisis operacional, el cual integra los síntomas, signos, resultados de operación específicos de cada función y parámetros de normalidad: el P.A.O. integra la mayor parte de la metodología del D.E.O.
Evaluación de clasificación de disfunciones: Evaluadas las funciones, se tamizan para centrar la atención en las funciones mal operadas o disfunciones a fin de realizar un análisis que de lugar a la jerarquización de proyectos de mejora.
Desarrollo natural del síndrome: Define de cada síndrome básico, los diferentes estudios de evolución del mismo que van desde la etapa de Normalidad hasta la Parálisis o cierre de la empresa, lo cual considera al Síndrome como un proceso dinámico que puede retornar a lo normal, dejar un defecto, o llevar hasta el cierre de la empresa. Los síndromes básicos se centran a los 6 subsistemas en que se ha estructurado a la empresa.
Análisis causal: Se refiere a la búsqueda pormenorizada de las funciones causadas, que provocan la deficiencia detectada. Puesto que la empresa debe operar como un sistema autosuficiente, siempre debe ser localizada una función responsable de la deficiencia, aunque objetivamente ésta se localice externamente, ya que la empresa debe interactuar por medio de sus áreas funcionales para influir, en un momento dado, en el medio exterior, no sujeto a su ámbito de control.
Jerarquización de proyectos de mejora: Se refiere a que de un total de deficiencias, debe encontrarse la combinación más factible y rentable de los mismos para ser programada, dadas las limitaciones de recursos disponibles.
Tratamiento de cada proyecto de mejora: Existen tres niveles de tratamiento para las deficiencias detectadas, que corresponden al avance del daño que ha causado la misma. Los proyectos de mejora plantean acciones clasificadas como:
Preventivas
Correctivos
De rehabilitación
Las medidas preventivas se refieren a las acciones que tienen por objeto mantener el estado de normalidad de la función, incluyendo fundamentalmente: disciplina, motivación, atención a necesidades vitales de satisfacción y logro de personas y organización.
METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL OPERATIVO
Localización de funciones
Recopilación de datos
Análisis factorial
Análisis causal
Matriz de limitaciones y causas
Red de limitaciones
Fijación de metas
Planeación de acciones
1. LOCALIZACIÓN DE FUNCIONES
Para la localización real de las funciones se hará uso de la definición de la función y del organigrama de la empresa. Por ejemplo, la función Dirección se encuentra localizada en todos los niveles y puestos que tienen bajo su responsabilidad a un grupo de hombres.
El algunas empresas, sobre todo pequeñas, el gerente-dueño centraliza toda la responsabilidad de la Dirección, y por lo tanto, en este caso la fuente de información será dicho gerente.
Otro ejemplo, la función de personal está localizada en diferentes puntos y niveles que pueden ser la gerencia, contabilidad, departamento legal, producción y seguridad industrial. En este caso es necesario definir con claridad los puestos involucrados.
2. RECOPILACIÓN DE DATOS.
La recopilación de datos debe ser hecha directamente con los responsables de las funciones mediante cuestionarios que investiguen poca o buena eficiencia de los elementos y sus componentes.
3. ANÁLISIS FACTORIAL
Para el análisis de los factores recopilados en los cuestionarios, se valorizarán los elementos y componentes en existentes e inexistentes. Los elementos existentes e inexistentes. Los elementos existentes serán estimados en grados de satisfacción: bueno, regular, y malo, a criterio del responsable de la función.
Los elementos satisfactorios valen un punto, los regulares medio punto y los malos un cuarto de punto. Los elementos inexistentes no tienen valor. El cálculo del porcentaje de eficiencia de la función o de sus elementos se hace mediante la siguiente fórmula:
En donde:
E= porcentaje de eficiencia
a= número de elementos satisfactorios
b= número de elementos regulares
c= número de elementos malos
n= número total de elementos analizados
Para el análisis factorial se usa un cuadro que contiene la lista de elementos y sus grados de importancia o satisfacción.
Si elemento que se analiza es inexistente, pero no es necesaria su existencia en la función, debe encerrarse la “X” dentro de un círculo y en este caso no cuenta en el total de los elementos analizados “n”.
En el caso analizado, la eficiencia de esta función será:
Es decir, la eficiencia de la función será de 52.5%
4. ANÁLISIS CAUSAL
Simultáneamente con el análisis factorial puede hacerse el análisis causal. Para ello se utilizan diez columnas, una para cada función, que se colocarán a la derecha del cuadro de análisis factorial.
En estas columnas se anotará una cruz indicando la función que origina la limitación anotada en las columnas “b”, “c”, o “d”.
Cuando el análisis factorial se anota al factor como satisfactorio en “a”, entonces no hay necesidad de hacer ninguna anotación en las columnas de análisis causal.
Al terminar de hacer el análisis se sumarán las cruces que se encuentren en cada columna.
5. MATRIZ DE LIMITACIONES Y CAUSAS
Al terminar de analizar cada función, los resultados expresados en porcentajes, se llevarán a una matriz de limitaciones y causas cuya forma gráfica se presenta a continuación.
En el cuadro de porcentajes absolutos se anotarán los resultados de cada uno de los análisis factorial y causal.
E = Porcentaje de eficiencia de la función según el análisis factorial
F = Número de la función analizada
Matriz = Porcentajes de la función analizada
En el cuadro de porcentajes relativos anotaremos lo siguiente:
D = Porcentaje de deficiencia de cada función, o sea (1-E)
F = Número de la función analizada
Matriz = Producto de multiplicar el porcentaje de la influencia limitante de la matriz anterior, por (D) el porcentaje de la deficiencia de la función.
Los porcentajes relativos de cada columna se suman y esta suma se divide entre la suma total de las diez columnas para tener el porcentaje de influencia negativa de cada función en el resto de las funciones. Esta cantidad señala, por lo tanto, cuáles son las funciones más limitantes, a las que deben enfocarse las acciones correctivas preferentemente.
Si se desea tener las funciones más limitantes por número de funciones a las que limita, además de su porcentaje, debe sumarse el número de productos que aparece en cada columna.
A continuación se determinan los porcentajes en que cada función limita a la función estudiada. Estos porcentajes serán igual al total de cruces por columna dividido entre la suma total de cruces de las diez columnas.
6. RED DE LIMITACIONES
Uno de los problemas más difíciles de un diagnóstico no es únicamente conocer y clasificar las causas y efectos, así como sus orígenes, sino la interpretación integral y condiciones que privan en la empresa, ya que existen nueve funciones internas, también existe la posibilidad de un número muy grande de combinaciones y permutaciones de dichos elementos en sus causas y efectos.
Para conocer estas combinaciones y las posibles series y círculos viciosos se usa la red de limitaciones que es una representación gráfica de la matriz de limitaciones con porcentajes relativos.
Cuando una función se limita a sí misma se marca con doble círculo. En la gráfica aparecen los porcentajes de influencia negativa al final de la flecha.
Una línea en doble flecha señala dos actividades que se limitan mutuamente.
Veamos el contenido de la matriz de limitaciones y causas en la red de limitaciones siguiente:
7. FIJACIÓN DE METAS
Después de haber determinado los síntomas y sus causas y haber representado gráficamente las limitaciones entre las funciones, ya se tiene una base, lo suficientemente sólida para poder definir metas, tanto cualitativas como cuantitativas, con el fin de eliminar las causas que ha originado la no amornización en la operación de las funciones.
Entre las metas de tipo más frecuente podemos señalar:
Políticas para el desarrollo del personal
Mejorar las relaciones humanas
Estudiar las relaciones públicas
Definir políticas de fijación de precios
Definición de responsabilidades
Como metas cuantitativas podemos indicar como más frecuentes:
Obtener un financiamiento a largo plazo
Vender un volumen determinado de artículos
Reducir un porcentaje del desperdicio
Evitar las devoluciones de los clientes
Ampliar la capacidad de producción
8. PLANEACIÓN DE ACCIONES
La determinación de metas deben siempre ser acompañadas por una planeación detallada de las acciones a efectuar y que culmina en el cumplimiento de la meta fijada.
Esta planeación deberá llevarse a cabo elaborando un programa detallado que sirva para orientar y controlar todas las actividades operacionales necesarias.
Los aspectos fundamentales que incluirá un programa de este tipo son:
