Es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institución interesadas en plantear soluciones a situaciones problemáticas o conflictivas, sometiéndose a un auto-análisis que debe conducir a un plan de acción concreto que permita solucionar la situación problemática.
La base del diagnóstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exámenes periódicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exámenes periódicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de éstas, surgen acciones dirigidas a su eliminación o disminución, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeación operativa.
Se debe notar que en un diagnóstico se está evaluando el comportamiento de un sistema contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en forma explícita. De la misma manera que el médico examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental de lo que debería ser su organización funcionando correctamente. Esta analogía es muy clara, ya que el paciente (organización) proporciona una serie de síntomas (funciones corporales alteradas) al médico (analista de sistemas), el cual puede identificar la enfermedad del paciente y proponer una terapia. En la figura N° 1 Se muestra un diagrama que ejemplifica la situación anteriormente mencionada.
La base del diagnóstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exámenes periódicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exámenes periódicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de éstas, surgen acciones dirigidas a su eliminación o disminución, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeación operativa.
Se debe notar que en un diagnóstico se está evaluando el comportamiento de un sistema contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en forma explícita. De la misma manera que el médico examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental de lo que debería ser su organización funcionando correctamente. Esta analogía es muy clara, ya que el paciente (organización) proporciona una serie de síntomas (funciones corporales alteradas) al médico (analista de sistemas), el cual puede identificar la enfermedad del paciente y proponer una terapia. En la figura N° 1 Se muestra un diagrama que ejemplifica la situación anteriormente mencionada.
De aquí se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta para determinar la problemática, como para dar soluciones a la misma y son:
La situación de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.
La posición de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones.
El sistema social que prevalece dentro de la empresa.
Además desde un punto global, un diagnóstico, aunque no necesariamente un Diagnóstico Organizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeación, en donde es necesario saber dónde se está antes de decidir a dónde se quiere ir, y como se llegará a ese punto. La figura N° 2 que se muestra a continuación describe el proceso de planeación.
La situación de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.
La posición de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones.
El sistema social que prevalece dentro de la empresa.
Además desde un punto global, un diagnóstico, aunque no necesariamente un Diagnóstico Organizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeación, en donde es necesario saber dónde se está antes de decidir a dónde se quiere ir, y como se llegará a ese punto. La figura N° 2 que se muestra a continuación describe el proceso de planeación.
PROCEDIMIENTO GENERAL DE DIAGNÓSTICO
El objetivo del diagnóstico organizacional es someter a la organización a un auto-análisis que le permita identificar síntomas presentes en la organización, y a través de ellos, encontrar los problemas que podríamos llamar “de fondo”, y que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional.
El procedimiento general del Diagnóstico Organizacional consta de los siguientes pasos:
1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO
2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO
3. GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES
4. GENERACIÓN DE LA LISTA COLECTIVA
5. PROCESO DE SÍNTESIS Y GENERACIÓN DE PROBLEMAS
6. CLASIFICACIÓN DE PROBLEMAS
7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES
8. GENERACIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO.
Paso 1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO
Para conocer la problemática de una organización es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes características:
· Conocimiento del sistema
· Que sea representativo de los componentes del sistema
· Que incluya gente con poder de decisión.
El grupo óptimo es de 10 a 12 personas.
Paso 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO
Aquí es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite.
· Decir lo que piensa
· Respetar las ideas de los demás
· Analizar las ideas por su propio valor
Paso 3 GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES
Se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los síntomas que a su juicio se están produciendo en el funcionamiento de la compañía. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un síntoma.
Un síntoma es:
* Una señal o indicio de una cosa que está sucediendo o que va a suceder.
* Una manifestación de funciones alteradas.
El procedimiento que se sigue para generar los síntomas es el siguiente:
a) Explicar al grupo la metodología de diagnóstico organizacional y los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los síntomas.
b) Pedir a cada miembro del grupo que escriba los síntomas relacionados con el sistema bajo estudio. Conviene hacer las siguientes recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir.
c) No interrumpir la tarea de escribir síntomas
d) Mantenerse en silencio
e) Todo mundo debe escribir
f) Recordar que se busca el qué (síntomas o problemas), y no al quién (causante)
g) Recordar que los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.
h) Se deben poner síntomas no soluciones
i) Deben plantearse en primera persona.
Paso 4. GENERACIÓN DE LA LISTA COLECTIVA
Una vez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasará a generar la lista colectiva de síntomas para lo cual se recomienda lo siguiente:
a) Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, dirá un síntoma a la vez. Si algún miembro del grupo está en desacuerdo con algún síntoma puede externarlo diciendo: Estoy en desacuerdo. El síntoma se pondrá entre paréntesis para denotarlo como síntoma no aceptado por todos. Sólo se pueden pedir aclaraciones al síntoma.
b) Si algún síntoma que se diga los hace pensar en otro síntoma, conviene apuntarlo en la lista individual.
c) Si algún síntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para evitar duplicidad de síntomas.
d) Recordar que se busca el qué (síntoma o problema) y no el quien (causante)
e) Los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.
f) Evitar justificaciones del síntoma.
Paso 5.PROCESO DE SÍNTESIS Y GENERACIÓN DE PROBLEMAS
Existen diversas maneras de efectuar el proceso de síntesis para la definición de problemas. Estas personas deberán conocer muy bien el sistema ya que debe evitarse mal interpretar un síntoma o sobre-generalizarlo.
A continuación se presentan 3 métodos que se han encontrado útiles en la definición de problemas:
a) Síntesis por agrupación
b) Síntesis por estructuración
c) Síntesis por sub.-sistemas
Síntesis por agrupación
En éste método los síntomas se agrupan de acuerdo a lo que la experiencia indica son manifestaciones de un mismo problema. Del conjunto de síntomas, a través de un proceso de abstracción o síntesis, es posible identificar uno o varios problemas.
Por estructuración
En este método se utiliza una clasificación de los síntomas por naturaleza, y la del tipo de acciones que habrían de tomarse para resolverlo.
El objetivo del diagnóstico organizacional es someter a la organización a un auto-análisis que le permita identificar síntomas presentes en la organización, y a través de ellos, encontrar los problemas que podríamos llamar “de fondo”, y que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional.
El procedimiento general del Diagnóstico Organizacional consta de los siguientes pasos:
1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO
2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO
3. GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES
4. GENERACIÓN DE LA LISTA COLECTIVA
5. PROCESO DE SÍNTESIS Y GENERACIÓN DE PROBLEMAS
6. CLASIFICACIÓN DE PROBLEMAS
7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES
8. GENERACIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO.
Paso 1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO
Para conocer la problemática de una organización es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes características:
· Conocimiento del sistema
· Que sea representativo de los componentes del sistema
· Que incluya gente con poder de decisión.
El grupo óptimo es de 10 a 12 personas.
Paso 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO
Aquí es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite.
· Decir lo que piensa
· Respetar las ideas de los demás
· Analizar las ideas por su propio valor
Paso 3 GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES
Se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los síntomas que a su juicio se están produciendo en el funcionamiento de la compañía. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un síntoma.
Un síntoma es:
* Una señal o indicio de una cosa que está sucediendo o que va a suceder.
* Una manifestación de funciones alteradas.
El procedimiento que se sigue para generar los síntomas es el siguiente:
a) Explicar al grupo la metodología de diagnóstico organizacional y los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los síntomas.
b) Pedir a cada miembro del grupo que escriba los síntomas relacionados con el sistema bajo estudio. Conviene hacer las siguientes recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir.
c) No interrumpir la tarea de escribir síntomas
d) Mantenerse en silencio
e) Todo mundo debe escribir
f) Recordar que se busca el qué (síntomas o problemas), y no al quién (causante)
g) Recordar que los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.
h) Se deben poner síntomas no soluciones
i) Deben plantearse en primera persona.
Paso 4. GENERACIÓN DE LA LISTA COLECTIVA
Una vez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasará a generar la lista colectiva de síntomas para lo cual se recomienda lo siguiente:
a) Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, dirá un síntoma a la vez. Si algún miembro del grupo está en desacuerdo con algún síntoma puede externarlo diciendo: Estoy en desacuerdo. El síntoma se pondrá entre paréntesis para denotarlo como síntoma no aceptado por todos. Sólo se pueden pedir aclaraciones al síntoma.
b) Si algún síntoma que se diga los hace pensar en otro síntoma, conviene apuntarlo en la lista individual.
c) Si algún síntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para evitar duplicidad de síntomas.
d) Recordar que se busca el qué (síntoma o problema) y no el quien (causante)
e) Los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.
f) Evitar justificaciones del síntoma.
Paso 5.PROCESO DE SÍNTESIS Y GENERACIÓN DE PROBLEMAS
Existen diversas maneras de efectuar el proceso de síntesis para la definición de problemas. Estas personas deberán conocer muy bien el sistema ya que debe evitarse mal interpretar un síntoma o sobre-generalizarlo.
A continuación se presentan 3 métodos que se han encontrado útiles en la definición de problemas:
a) Síntesis por agrupación
b) Síntesis por estructuración
c) Síntesis por sub.-sistemas
Síntesis por agrupación
En éste método los síntomas se agrupan de acuerdo a lo que la experiencia indica son manifestaciones de un mismo problema. Del conjunto de síntomas, a través de un proceso de abstracción o síntesis, es posible identificar uno o varios problemas.
Por estructuración
En este método se utiliza una clasificación de los síntomas por naturaleza, y la del tipo de acciones que habrían de tomarse para resolverlo.
Por subsistemas
Clasificar los síntomas en los subsistemas correspondientes, permite orientar tanto el tipo de problema como el tipo de solución necesaria; para esto es posible utilizar las propiedades de sistemas y sus factores más relevantes, o simplemente dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo a una funcionalización.
Paso 6.CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE PROBLEMAS
Una vez que se estructuraron los síntomas en problemas, la sesión se inicia con una presentación de los problemas al grupo de planeación.
Paso 7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES.
Posteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, a cada grupo se les asigna un número de problemas y se les hacen una serie de preguntas.
Paso 8. GENERACIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO.
Enseguida se definen los responsables, el tiempo y el presupuesto necesario para implantar las acciones, finalmente se plantean reuniones periódicas para revisar el avance en la solución de problemas.
Clasificar los síntomas en los subsistemas correspondientes, permite orientar tanto el tipo de problema como el tipo de solución necesaria; para esto es posible utilizar las propiedades de sistemas y sus factores más relevantes, o simplemente dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo a una funcionalización.
Paso 6.CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE PROBLEMAS
Una vez que se estructuraron los síntomas en problemas, la sesión se inicia con una presentación de los problemas al grupo de planeación.
Paso 7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES.
Posteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, a cada grupo se les asigna un número de problemas y se les hacen una serie de preguntas.
Paso 8. GENERACIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO.
Enseguida se definen los responsables, el tiempo y el presupuesto necesario para implantar las acciones, finalmente se plantean reuniones periódicas para revisar el avance en la solución de problemas.
Hola, me pare bien la información presentada en el blog del tema de diagnóstico organizacional; reforzando la información publicada del concepto lo podemos definir también como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas, examinándose y mejorando los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles; para ello se divide en dos perspectivas principales, una funcional (examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación) y otra cultural (es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional). Las técnicas que se encuentran para realizar el diagnóstico funcional es la entrevista, cuestionarios, análisis de transmisión de mensajes, análisis de experiencias críticas de comunicación; el análisis de redes de comunicación y la entrevista grupal; las técnicas empleadas para el diagnóstico cultural es la observación, entrevistas individuales, análisis de documentos, discusiones en grupos pequeños, dramatizaciones y técnicas proyectivas. Apoyando la idea que se presenta para el diagnóstico es necesario saber dónde se está antes de decidir a dónde se quiere ir, y como se llegará a ese punto.
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